In bijna elk team speelt het, vaak zonder dat iemand het uitspreekt:
Zo doen we dat hier.
Er zijn geen officiële afspraken over, geen notulen, geen richtlijnen. Toch voel je het direct als je zo’n regel overtreedt. Ongeschreven regels bepalen wie het woord neemt in een vergadering, wat er écht met feedback gebeurt en of mensen zich veilig genoeg voelen om iets nieuws te proberen.
Ze vormen de onderstroom van je organisatiecultuur. Maak je ze niet zichtbaar, dan sturen zij je team. Soms de verkeerde kant op.
Wat zijn ongeschreven regels?
Ongeschreven regels zijn informele afspraken of gedragsnormen die in de loop van de tijd zijn gegroeid in een team of organisatie. Ze staan nergens, en iedereen handelt ernaar.
Een paar voorbeelden:
- “Je spreekt elkaar hier niet direct aan, dat doe je via de teamleider.”
- “Fouten maken? Liever stilhouden dan bespreken.”
- “Wie zich uitspreekt, krijgt het drukker.”
- “Het besluit is al genomen voordat we beginnen met overleggen.”
Meestal zijn ze ontstaan uit ervaring (“dit werkt hier beter”), uit groepsdynamiek of uit angst. Soms beschermen ze de groep. Ze kunnen net zo goed innovatie, openheid en eigenaarschap in de weg zitten.
Ze zijn sterk omdat niemand ze uitspreekt
Ongeschreven regels zijn stil. Onbesproken.
En juist daardoor zijn ze sterk.
Mensen voelen haarfijn aan welk gedrag gewaardeerd wordt en welk gedrag niet. Ongeschreven regels werken op het niveau van veiligheid, vertrouwen en groepsgedrag. Je leert ze uit gezichten, stiltes en kleine bijstellingen, nooit uit een document.
Ze zijn hardnekkig: je verandert ze niet met een presentatie. Ze zijn besmettelijk: nieuwkomers nemen ze snel over. En ze staan vaak haaks op wat er op papier staat.
Op papier staat bijvoorbeeld:
“We stimuleren initiatief.”
Ondertussen krijgt wie initiatief neemt buiten het plan om het stempel ‘ongeduldig’.
Of:
“Open communicatie is belangrijk.”
Ondertussen wordt feedback gezien als kritiek, en volgt er een defensieve reactie.
Zolang je deze tegenstrijdigheden niet benoemt, blijft het gedrag in de praktijk achter bij de bedoeling.
Hoe herken je ongeschreven regels in je team?
Je ziet ze niet direct, maar je kunt ze wel waarnemen. Let eens op deze dingen:
- Wat wordt er gezegd, en wat juist niet?
- Wie neemt het woord, wie zwijgt?
- Hoe wordt er gereageerd op fouten?
- Wanneer zeggen mensen iets pas na de vergadering?
- Welke initiatieven stranden standaard voortijdig?
- Wanneer voel je zelf terughoudendheid of spanning?
Een goed hulpmiddel: luister naar de grapjes en de zuchten. Daar zit vaak de waarheid.
Wat ongeschreven regels met samenwerking doen
In veel organisaties zijn ongeschreven regels de reden dat samenwerking niet lekker loopt. Er is een visie, er is een team, er ligt een plan. En het gedrag blijft steken. Mensen spelen op safe, spreken elkaar niet aan, nemen geen eigenaarschap of gaan het conflict uit de weg.
Wat je dan vaak ziet: gedoe blijft sudderen onder de oppervlakte. Medewerkers haken af zonder dat je het doorhebt. Leidinggevenden raken overbelast door passiviteit in het team. En veranderingen komen niet van de grond.
Onbesproken gedrag is daarmee de grootste bottleneck in organisatieontwikkeling.
Van onderstroom naar boven tafel
Het begint met de bereidheid om eerst te zien wat er is, voordat je iets wilt fixen. Daar is ruimte voor nodig, vertraging en veiligheid. En de moed om het gesprek te voeren over wat niet op papier staat en toch leeft.
Zo pakken we dat bij Leap Company aan:
- Vertragen om te versnellen. We maken een setting waarin mensen durven zeggen wat normaal onuitgesproken blijft.
- Vragen stellen die ertoe doen: over dynamiek, over wie bepaalt, over hoe besluiten echt worden genomen.
- Collectief bewustzijn creëren, zodat mensen samen verantwoordelijkheid voelen voor verandering.
- Gedrag koppelen aan visie en waarden, en afspraken maken over wat ze voortaan willen doen.
Dat doen we in workshops, teamdagen en trajecten, vaak met een vleugje humor en altijd zonder oordeel. Een voorbeeld is onze workshop over eigenaarschap en psychologische veiligheid. Het probleem is nooit ‘het team’. Het zijn de onzichtbare patronen die zijn ontstaan en die nu mogen schuiven.
Voorbeelden uit de praktijk
In een team stond “we spreken elkaar aan” op de posters. Iedereen wist ook: wie zich uitspreekt, krijgt een mailtje van de leidinggevende. Na een sessie over psychologische veiligheid maakte het team gedragsafspraken: ‘als iets je raakt, ga je naar de ander toe, niet naar de manager’.
Een andere organisatie wilde open innovatie stimuleren, terwijl alles door vier lagen goedgekeurd moest worden. We brachten de ongeschreven regel ‘je hebt toestemming nodig’ boven tafel en hielpen teams om zelf afwegingsruimte te maken.
Wat het oplevert als je ze bespreekt
Teams die hun ongeschreven regels bespreken, ervaren meer psychologische veiligheid. Er komt meer initiatief en eigenaarschap, minder onderstroom en meer richting. Mensen durven elkaar aan te spreken, en visie en gedrag sluiten beter op elkaar aan. Wat er aan onderzoek over psychologische veiligheid verschijnt, houden we bij op Leap Trends.
Misschien het belangrijkste: een team dat zichzelf leert bijsturen, in plaats van dat alles van bovenaf moet komen.
De echte spelregels op tafel
Daarvoor is een sessie nodig waarin de groep leert zien wat er nu al gebeurt en hoe dat anders kan. Alleen praten over wat ‘mooi zou zijn’ brengt je daar niet.
Wij begeleiden teams om hun ongeschreven regels te herkennen, te bespreken en te herschrijven, bijvoorbeeld in teamontwikkeling en teamcoaching. Zodat de cultuur weer klopt met wat je wilt bereiken.