Wie gaat hierover?
Iedereen in de organisatie heeft een antwoord op die vraag, alleen niet hetzelfde. Met onze Governance-aanpak en de app die we ervoor bouwden, maken we zichtbaar waar de beelden uiteenlopen. Daarna maken we samen afspraken die iedereen kent.
Wat we met governance bedoelen.
Governance is hoe verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een organisatie verdeeld zijn: wie eigenaar is van een onderwerp, wie adviseert, wie besluit, wie het vastlegt en wie het moet horen. Op papier staat dat in een mandaatregeling of een organogram. In de praktijk werkt het zoals mensen denken dat het geregeld is.
Dat beeld meten we. Waar de antwoorden samenvallen, is weinig te regelen. Waar ze uiteenlopen, ligt het gesprek dat gevoerd moet worden.
Wanneer je het inzet.
Als er verdeeldheid bestaat over wie waarvoor verantwoordelijk is. Je merkt het aan besluiten die twee keer worden genomen of helemaal niet, aan onderwerpen die tussen teams heen en weer gaan, en aan de vraag "wie gaat hierover?" die in elk overleg terugkomt.
Binnen de organisatie
- Samenvoeging van afdelingen
Twee manieren van werken worden er één. Wat hoort nu bij wie?
Bijvoorbeeld: Twee klantenservices na een fusie: wie mag een betalingsregeling toezeggen?
- Groei of een andere besturing
Wat eerst vanzelf ging, moet nu ergens belegd worden. Of teams krijgen meer mandaat, en niemand weet hoeveel.
Bijvoorbeeld: Een bedrijf groeit van 40 naar 150 mensen, en de oprichters kunnen niet meer overal over gaan.
- Tussen afdelingen
Werk dat over de grens van een afdeling gaat en daar blijft liggen.
Bijvoorbeeld: Verkoop belooft een levertijd die logistiek niet haalt.
- Data en systemen
Iedereen werkt met dezelfde gegevens. Wie mag ze veranderen, en wie is aanspreekbaar als ze niet kloppen?
Bijvoorbeeld: Wie is eigenaar van de klantdata: IT, marketing of sales?
Met meerdere partijen
- Projecten en programma’s met meerdere partijen
Iedereen levert iets aan. Wie besluit als de belangen botsen?
Bijvoorbeeld: De aanleg van een warmtenet met gemeente, netbeheerder en woningcorporatie.
- Samenwerkingsverbanden
Partners met elk een eigen bestuur en eigen mandaten, en één gezamenlijke opdracht.
Bijvoorbeeld: Gemeenten in een regio die samen jeugdzorg inkopen.
- Ketensamenwerking
Met interne partijen, externe partijen of beide. Elke organisatie in de keten antwoordt vanuit de eigen positie.
Bijvoorbeeld: Van ziekenhuis naar thuiszorg: wie houdt de regie bij ontslag?
Zo werkt het.
Een traject in vier stappen, en daarna zo nodig opnieuw. De app verzamelt de antwoorden en laat zien waar ze uiteenlopen. Het gesprek daarover voeren we met jullie.
Bekijk de film voor het hele proces in ruim een minuut, met een gemeente en een groothandel als voorbeeld. Daaronder lees je per stap wat er gebeurt en wat je ervan ziet in de app.
- In kaart brengen
Waar zit de verdeeldheid?
We brengen samen in kaart over welke thema's en onderwerpen verdeeldheid bestaat: wie ergens eigenaar van is, wie erover mag besluiten, of wie welke taken hoort uit te voeren. Jullie zetten onderwerpen klaar, en deelnemers kunnen zelf onderwerpen aandragen. Zo komt de lijst van bovenaf en van onderop.
- Invullen
Iedereen antwoordt in eigen tempo.
We nodigen de deelnemers uit. Iedereen beantwoordt per onderwerp dezelfde zeven vragen, in eigen tijd en zonder de antwoorden van anderen te zien. "Weet ik niet" is ook een antwoord: weet niemand wie ergens over gaat, dan is dat een uitkomst.
- Eigenaarschap Wie is integraal eigenaar totdat het is afgerond?
- Adviseren Wie heeft een adviserende rol?
- Besluitvorming Wie heeft mandaat om het besluit te nemen?
- Documentatie Wie documenteert?
- Betrokkenen Wie moet vooraf worden geconsulteerd?
- Communicatie Wie communiceert genomen besluiten, en aan wie?
- Escalatie Naar wie escaleer je?
Eén vraag per scherm, met de rollen van jullie eigen organisatie. - Analyseren
Waarover is iedereen het eens, en waarover niet?
Zodra iedereen heeft geantwoord, legt de app de antwoorden per onderwerp en per vraag naast elkaar. Wij analyseren de respons: over welke onderwerpen bestaat brede consensus, en over welke verdeeldheid? Die tweede groep is de interessante.
De uitslag: per vraag en per team waar de antwoorden samenvallen en waar ze uiteenlopen. - Bijeenkomst
Het gesprek over de verschillen.
De onderwerpen waarover verdeeldheid bestaat, bespreken we in een bijeenkomst die wij begeleiden. Het doel is ook daarover overeenstemming te bereiken. Wat al bleek te kloppen, bevestigen we hardop, zodat deelnemers zien dat hun antwoord meetelde.
De uitkomst: alle verantwoordelijkheden zijn belegd, en voor iedereen is duidelijk hoe en bij wie.
Spoedplaatsing van een inwoner
- Eigenaar
- Wijkteam
- Besluit
- Wijkregisseur gemeente
- Vooraf gehoord
- Zorgaanbieder
- Communiceert
- Wijkregisseur, aan de zorgaanbieder en de inwoner
- Escalatie naar
- Teammanager wijkteam
Zo ziet een vastgelegde afspraak eruit, uit het publieke voorbeeld in de film. Verzonnen. - Opnieuw toetsen
Een half jaar later: klopt het nog?
In de praktijk komen er nieuwe onderwerpen bij, of gaat het anders dan waarover we overeenstemming hadden. Dan zetten we dezelfde vragen opnieuw uit en heropenen we het gesprek. Je ziet wat er is verschoven sinds de vorige keer, en de afspraken groeien mee met de organisatie.
Wat het oplevert.
Het gesprek gaat over de verschillen
Waarover iedereen het al eens is, hoeft niet opnieuw op tafel. De bijeenkomst besteedt zijn tijd aan de onderwerpen waar de beelden uiteenlopen.
Iedereen komt aan het woord
Ook wie in een overleg zwijgt. Omdat antwoorden afgeschermd zijn, vullen mensen in wat ze denken, en niet wat de leidinggevende wil horen.
Geen extra vergaderrondes om op te halen
Deelnemers antwoorden in eigen tijd. Je hoeft niet iedereen tegelijk in een zaal te krijgen om te weten hoe het ervoor staat.
Besluiten blijven niet meer liggen
Als duidelijk is wie eigenaar is en wie besluit, verdwijnt het heen-en-weer tussen teams en het werk dat twee keer gebeurt, of helemaal niet.
Eerlijk antwoorden moet veilig zijn.
Wie eerst ziet wat de directeur invulde, vult iets anders in. En afwijken van je leidinggevende mag achteraf geen gedoe opleveren. Daarom zien collega's en je leidinggevende jouw antwoorden niet. Na het sluiten zie je alleen aantallen per team, en een team met minder dan drie antwoorden blijft uit beeld, zodat niet te herleiden is wie wat invulde.
Lees de vragen over de app, of hoe we omgaan met privacy en security.
Wat we leren van alle uitvragen samen.
Elke uitvraag laat zien over welke onderwerpen verdeeldheid ontstaat en hoe besluitvorming in de praktijk verloopt. Met toestemming van de organisatie bewaren we die uitkomsten geanonimiseerd, zodat we over sectoren heen onderzoek kunnen doen. Welke onderwerpen schuren in het onderwijs, en welke in de zorg?
Daarmee is het een aanvulling op Leap Trends. Trends volgt wat er over organisaties verschijnt, dit laat zien wat er in organisaties gebeurt. Voor wie de wereld van organiseren beter wil begrijpen.
Speelt dit bij jullie?
We laten de app zien en denken mee over welke onderwerpen jullie zouden uitvragen.
