Er komt een overleg bij. Er gaat er nooit een af.
Het begint klein. Er gaat iets mis, dus komt er een overleg bij. Een paar jaar later zit het MT op maandag, de teamleiders op dinsdag en de projectgroep op woensdag. En het besluit valt op donderdag, bij de koffieautomaat.
Structuur is het deel van een organisatie dat je kunt tekenen: wie welke rol heeft, wie waarover beslist, welk overleg waarvoor is en hoe vaak het samenkomt. Het klinkt droog. Het bepaalt wel waar ieders week heen gaat.
Bijna drie werkdagen per week.
Zoveel tijd zitten leidinggevenden gemiddeld in overleg: bijna 23 uur per week, tegen minder dan tien uur in de jaren zestig. Dat schreven Leslie Perlow, Constance Noonan Hadley en Eunice Eun in 2017 in Harvard Business Review.
Uit hun gesprekken met honderden leidinggevenden bleek ook dat losse trucs weinig helpen. Een kortere vergadering of een strakkere agenda verschuift het probleem. Wat werkt, is het hele overlegritme opnieuw bekijken, samen met de mensen die erin zitten.
Wie beslist hierover?
Die vraag stellen we het vaakst, en het antwoord verschilt bijna altijd per persoon. Met de Governance-app vult elk teamlid voor de belangrijkste onderwerpen in wie erover gaat. Daarna leggen we de antwoorden naast elkaar. Waar de beelden uiteenlopen, zit het gedoe. "Weet ik niet" telt ook als antwoord: weet niemand in een team wie ergens over gaat, dan is dat zelf een uitkomst.
Dan ontwerpen we samen het ritme. Welk overleg is er om te sturen en welk om het werk te doen, wie zit erbij, en wat komt eruit. Rollen en mandaten schrijven we op in gewone taal, zodat een nieuwe collega ze ook snapt.
Wie wil sturen, moet ook zien wat er loopt. Daarom richten we vaak portfoliomanagement en capaciteitsmanagement in: één lijst met alle initiatieven, per kwartaal wat er loopt en hoeveel tijd het vraagt, en per week of het team dat aankan. Op de dienstenpagina zie je hoe zo'n Excel zich vult.
Vragen die we vaak krijgen
Wat is een goede overlegstructuur?
Een structuur waarin elk overleg één doel heeft en er iets uit komt, een besluit of een actie. Een overleg waar nooit iets uit komt, kan weg. Leg je alle overleggen naast elkaar, dan zie je vanzelf waar het dubbel is en welke besluiten nergens vallen.
Wat is een mandaat?
De ruimte om zelf te besluiten, binnen afspraken die vooraf helder zijn. Een mandaat werkt pas als het is opgeschreven en als iedereen er hetzelfde beeld van heeft. Dat laatste is zelden zo. Daarom meten we het eerst.
Moet je eerst de structuur aanpakken of eerst de cultuur?
Allebei tegelijk. Alleen de structuur veranderen is één schoen aantrekken. En gedrag dat op cultuur lijkt, zoals afwachten, komt vaak doordat niemand precies weet wie waarover beslist.
Van ons blog
Korte stukken uit de praktijk. Ze openen op het blog.
Toekomstgericht handelen: De F1-Strategie die jouw organisatie sneller maakt dan de rest.
Wie naar de muur kijkt, rijdt ertegenaan. Over target fixation in organisaties en waarom je als leider de apex opzoekt: de toekomst die je wilt.
· 4 min lezen
Structuur als fundament voor teamcultuur: zo bouw je veiligheid, focus en samenwerking op
Een open, veilige teamcultuur begint bij afspraken, ritme en heldere rollen. Over structuur bij teamgedoe, aanspreken, werkgeluk en een nieuwe leidinggevende.
· 5 min lezen
Van visie naar gedrag – zo breng je plannen echt tot leven
Een visie op een poster verandert niemands dinsdag. Zo vertaal je strategie, kernwaarden en ambities naar gedrag dat blijft hangen in teams.
· 3 min lezen
Bronnen
- Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review, juli–augustus 2017. hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
